社葬当日の主な係の種類と役割

社葬当日には、様々な係に分かれて葬儀全体を進めて行くことになりますが、その中でも代表的な係が次の3つです。1つ目が、参列者や会葬者への丁寧で確実な対応の役割を担う受付係です。受付自体は会社や業界関係者と親族や知人関係者の2種類の受付が設置されるのが通常なので、そこで受け付ける参列者によって適切な対応を行います。2つ目が接待係です。ご遺族、僧侶、葬儀委員、来賓などのそれぞれの立場の方をもてなす係を個別に決めておきましょう。3つ目が記録係です。文書による記録のほかに、写真やビデオによる記録も行うため機器等の使用にも事前に慣れておくことが重要です。後日追悼録の制作や慰霊碑建設などが企画される場合には、これらの記録が役立つので、それも踏まえて記録するようにすると良いでしょう。また、将来社葬を行うことが起きた時のための手本として活用されることもあることも知っておいた方が良いでしょう。

社葬の詳細を社内に通達する方法

社葬が行われる日時や会場などの詳細な事項が決定したら、出来る限り早く社内に通達することが大切です。伝達の方法としては、朝礼などで直接全社員に伝えるほか、社内掲示板へのお知らせの掲示、電子メールによる連絡方法などがあります。メールや掲示板で伝達する場合には、社員の参列者の範囲を知らせるのが一般的です。基本的には係長以上、支店長、営業所長などの役職に応じて参列者の範囲が決まります。中には一般社員の中にも参列を希望する社員がいるかもしれませんが、その要望に対しては総務部に申請することで受け付けるといったことも記載しておくといいかもしれません。ちなみに、通達は一回だけではなく複数回に分けて伝えるようにする方が効果的です。また、規模の小さい会社やその会社の社風によっては社員全員参加というところもあるかもしれませんので、社葬に参加する際の服装や注意事項も細かく通達しておくようにしましょう。

社葬の対外的な通達の方法やタイミング

社葬に関する対外的な通達は、取引関係にある企業や団体、個人と交流の合った知人や友人、そして顧問弁護士や税理士、株主などに対して案内状を発送することによって行います。これに加えて、最近では電話やメール、FAXなどによる案内の仕方も広まりつつあります。その他にも会社の営業担当者が、外回りに出た際に直接取引先に案内状を届けたりして伝えるケースもあるようです。この対外的な通達を行うタイミングとしては、多数の参列者が見込まれる規模の大きい社葬ほど、なるべく早めに行っておくことが大切です。できれば社葬当日の2週間前までには案内状を送っておくのが理想です。発送作業をする際には先方の役職が代わっていたり、部署の異動、転勤などによって送り先が代わっていたりするケースもあるので、事前に確認をしておいて届かないことがないように注意することが大切です。